Word・Excel・PowerPointの作成者情報を削除する方法｜共有前にメタデータ・非表示情報を確認

Officeファイルを共有する前に確認したい情報

Officeファイルには、本文以外にもさまざまな情報が保存されています。たとえばWord文書を開いたとき、画面上では問題がないように見えても、ファイル内部には作成者名や最終更新者、コメントなどが残っている場合があります。

Excelでは、非表示シート、Very Hiddenシート、非表示の行や列、外部参照、Defined Names、Connectionsなども確認対象になります。PowerPointでは、コメントや発表者ノートのほか、非表示スライドやスライド外に配置されたオブジェクトなどが残っていることがあります。

これらが必ずしも個人情報や機密情報というわけではありません。ただ、社外へ送るファイルであれば、意図しない情報が含まれていないか一度確認しておくと安心です。

• 作成者・最終更新者・会社名・管理者名
• コメントやカスタムプロパティ
• 非表示シート・非表示スライド・発表者ノート
• 外部参照や埋め込み要素

Wordで確認したい情報

WordのDOCXでは、基本的なメタデータに加えて、コメント、変更履歴、非表示テキスト、RSID、外部参照、埋め込み要素、Custom XMLなどを確認できます。

特にコメントや変更履歴は、完成版として送るつもりの文書にも残っていることがあります。ここで注意したいのは、検出できる項目がすべて自動削除の対象になるわけではないことです。

Office Privacy Inspector v1.0.0では、DOCXのコメントとRSIDをクリーンアップ対象として選択できます。一方、変更履歴、非表示テキスト、外部参照、埋め込み要素、Custom XMLは検出のみです。見つかった場合は、元のWordファイルを開いて内容を確認し、必要に応じてWord側で修正してください。

• コメント
• 変更履歴
• 非表示テキスト
• RSID
• 外部参照
• 埋め込み要素
• Custom XML

Excelで確認したい情報

Excelでは、作成者や会社名などのメタデータに加えて、Hiddenシート、Very Hiddenシート、非表示の行、非表示の列、外部参照、Defined Names、Connections、Pivot Cache、Slicer Cache、埋め込み要素などを確認できます。

表示されているシートだけを確認していると、非表示シートや非表示の行・列を見落とすことがあります。Office Privacy Inspectorではこれらの存在を検出できますが、v1.0.0では非表示シートや非表示の行・列を自動削除しません。

また、Excelのコメントやthreaded commentsも、v1.0.0では詳細解析やクリーンアップの対象外です。Excelについては、まず検出結果を確認し、必要なものだけExcel本体で修正する使い方になります。

• Hiddenシート
• Very Hiddenシート
• 非表示の行・列
• 外部参照
• Defined Names
• Connections
• Pivot Cache
• Slicer Cache
• 埋め込み要素

PowerPointで確認したい情報

PowerPointを外部へ共有するときは、発表者ノートにも注意が必要です。スライドショーでは表示されなくても、PPTXファイル内にはノートがそのまま残っています。

Office Privacy Inspectorでは、コメント、発表者ノート、非表示スライド、スライド外オブジェクト、外部参照、埋め込み要素、Custom XMLなどを確認できます。

このうち、PowerPointのコメントと発表者ノートはクリーンアップ対象として選択できます。非表示スライドやスライド外オブジェクトなどは検出のみです。不要かどうかを確認したうえで、必要ならPowerPoint本体から修正してください。

• コメント
• 発表者ノート
• 非表示スライド
• スライド外オブジェクト
• 外部参照
• 埋め込み要素
• Custom XML

作成者情報やメタデータを削除する

検査結果を確認したら、クリーンアップしたい項目を選択します。Office Privacy Inspector v1.0.0で主にクリーンアップできるのは、基本メタデータ、選択したCustom Properties、DOCXのRSID、DOCXのコメント、PPTXのコメント、PPTXの発表者ノートです。

削除したい項目を選び、「クリーンアップしてコピーを作成」を実行します。元ファイルを直接書き換えるのではなく、クリーンアップ済みの別ファイルが作成されます。そのため、元のOfficeファイルはそのまま手元に残せます。

• 基本メタデータ
• 選択したCustom Properties
• DOCXのRSID
• DOCXのコメント
• PPTXのコメント
• PPTXの発表者ノート

削除後はもう一度検査する

クリーンアップを実行したら、処理後のファイルに何が残っているかも確認しておきましょう。Office Privacy Inspectorでは、生成されたファイルを自動的に再検査します。

削除前後の件数を比較できるほか、クリーンアップ対象ではなかった項目が残っていないかも確認できます。「削除を実行したから大丈夫」で終わらせず、実際の検査結果を見てから共有する方が確実です。

• 元ファイルを検査する
• 削除する項目を選ぶ
• クリーンアップしたコピーを作成する
• 作成したファイルを自動で再検査する
• Before / Afterを確認する

検出できても削除できない情報がある

Office Privacy Inspectorは、Officeファイル内にある情報を一括ですべて削除するツールではありません。v1.0.0では、Wordの変更履歴、非表示テキスト、Excelの非表示シートや非表示行・列、外部参照、埋め込み要素、Custom XMLなどは検出しても自動削除しません。

こうした情報は、削除すると文書の内容やファイルの動作に影響する可能性があります。そのためOffice Privacy Inspectorでは、自動的に消すのではなく、まず存在を知らせ、ユーザーが必要かどうかを判断できるようにしています。

マクロ付きOfficeファイルは検査のみ

DOCM・XLSM・PPTMも検査できますが、クリーンアップは行いません。これらのファイルにはマクロなどが含まれる可能性があります。

また、デジタル署名やActiveXなど、書き換えによる影響を避けたい構造が見つかった場合も、Office Privacy Inspectorは検査のみのモードに切り替わります。ファイルを無理に書き換えるのではなく、内容の確認を優先するための仕様です。

• .docm
• .xlsm
• .pptm

古いDOC・XLS・PPTには対応していない

正式に対応しているのは、Office Open XML形式のDOCX・XLSX・PPTXです。古いOffice形式のDOC・XLS・PPTには対応していません。

これらのファイルを確認したい場合は、Word・Excel・PowerPointなどで新しい形式へ保存し直してから使用してください。また、暗号化されたファイルや、パスワードで保護されたOffice Open XMLファイルにも対応していません。

• .doc
• .xls
• .ppt

「問題なし」でも機密情報がないとは限らない

Office Privacy Inspectorが確認するのは、Officeファイル内部にある特定のメタデータや構造です。検査結果に問題がなかったとしても、ファイルそのものに機密情報が含まれていないことを保証するものではありません。

本文に書かれた個人情報、セルに入力された機密情報、画像に写り込んだ情報、図形内の文字、グラフに含まれる情報、白文字などで見えにくくなっている文字、画像内の文字などは別途確認が必要です。

Officeファイルを外部へ共有するときは、検査結果だけでなく、実際の文書、シート、スライドの内容もあわせて確認してください。

OfficeファイルはBrowser Kittyへアップロードされない

Office Privacy Inspectorでは、選択したOfficeファイルの読み込み、検査、クリーンアップ、再検査をブラウザ内で行います。

処理対象のDOCX・XLSX・PPTXを、解析のためにBrowser Kittyのサーバーへ送信する仕組みではありません。もちろんWeb版のページを表示するための通常の通信は発生しますが、選択したOfficeファイルそのものを処理目的でサーバーへアップロードすることはありません。

社外秘の資料など、外部サービスへのアップロードを避けたいファイルを確認するときにも利用できます。

注意点

• 検出できる項目がすべて自動削除できるわけではありません。検出のみの項目はOffice本体で確認してください。
• クリーンアップ後も必ず再検査結果を確認し、残っている項目を見直してください。
• 本文や画像そのものに含まれる機密情報は別途確認する必要があります。
• 元ファイルは上書きされないため、クリーンアップ前のファイルを手元に残せます。